Проблемы и решения при переходе на аутсорс

Какие проблемы возникают при переходе на аутсорс и способы их решения

Главные проблемы при переходе на аутсорс

Основной сложностью при переходе на технический аутсорс является неготовность заказчика. Компания может не учитывать риски, возникающие при передаче дел. Фирма-аутсорсер не знает нюансов «внутренней кухни» заказчика, из-за чего могут происходить недопонимания в первое время.

Также к основным проблемам относится низкая ответственность при передаче дел. Возникают ситуации, когда заказчик просто сбрасывает дела на фирму-аутсорсера. В такой ситуации проигрывают обе стороны. Заказчик не может получить качественное обслуживание, из-за чего могут страдать бизнес-процессы. Аутсорсер не может предоставить качественное обслуживание, в связи с чем может пострадать репутация организации.

Поэтому на переходный период ставятся следующие задачи:

Разработка регламента работы. В документе прописываются основные моменты взаимодействия между сторонами. Например, в какой форме заказчик должен сообщать о возникшей проблеме. Или как часто аутсорсер должен проводить резервное копирование баз данных.
Изучение условий работы — аппаратного и программного обеспечения. От компании к компании технические условия могут изменяться. Даже если работа проходит на одном программном обеспечении, бизнес-процессы могут кардинально различаться.
«Акклиматизация» персонала. Сотрудникам необходимо привыкнуть к новым условиям работы.

От выполнения этих задач зависят сроки переходного периода. При благоприятном исходе он будет мягким и минимальным — заказчик в течение первых недель полностью передаст дела фирме-аутсорсеру и получит полное обслуживание информационных систем. В противном случае переходный период может затянуться до полугода.

Как сделать переходный период более мягким для компании

Переход на технический аутсорс не должен быть спонтанным решением. Компании необходимо готовиться к нему с момента принятия решения. Требуется подготовить документацию для фирмы аутсорсера, создать инструкции. Возможно, решить, какие обязанности лучше сохранить за внутренними подразделениями компании, а какие точно необходимо передать. От готовности заказчика к переходу на аутсорс зависит половина успеха процесса.

Также стоит понимать, что аутсорс — не моментальное решение проблем. Эффект будет заметен только при длительной работе. Наем аутсорсера на несколько месяцев для решения критических проблем — не принесет желаемого результата. Даже если неисправности будут устранены, без обслуживания инфраструктуры появление критических ошибок — вопрос времени.

Что такое служба заказчика и как она работает

Для решения проблем переходного периода и дальнейшего упрощения взаимодействия с аутсорсером создается служба заказчика. Это подразделение, которое формирует задачи и следит за их выполнением. Такой подход упрощает взаимодействие между сторонами. Заказчик четко и в единой манере формирует техническое задание. Исполнительно получает понятные ТЗ и знает, что от него требуется.

Фактически, это промежуточное звено, которое отвечает за взаимодействие между сторонами. Служба заказчика может находиться в штате компании или также быть на аутсорсе. В некоторых случаях фирмы аутсорсеры создают подобное подразделение сами. Это упрощает работу между клиентом и техническим отделом, отвечающим за оказание услуг.

К чему нужно быть готовым при переходе на аутсорс

Часто встречающимся заблуждением является мнение, что технический аутсорсинг является волшебной палочкой. Достаточно передать обслуживание информационных систем профессионалам и ошибки исчезнут, а бизнес-процессы наладятся. но это не так. Даже технической инфраструктуре соответствующего уровня необходимо время на настройку и отладку. Это может занять как неделю, так и несколько месяцев, особенно если речь идет об обширной технической сети.

Стоит быть готовым, что для выполнения поставленных задач потребуется обновление. Это могут быть серверные мощности или новое программное обеспечение.

Стоит ли вообще переходить на аутсорс?

Возникает логичный вопрос — стоит ли переводить обслуживание ИС на аутсорсинг? В большинстве случаев да. Несмотря на сложности переходного периода, передача нагрузки дает следующее:

Снижение затрат. Нет необходимости держать штатного системного администратора или эникейщика. Также снимается налоговая нагрузка — все оплачивает фирма-аутсорсер. Зачастую, аутсорс выходит дешевле, чем найм сотрудника в штат.
Доступность. Не возникает проблем с больничными, отпусками, отгулами. Даже если специалист, закрепленный за компанией, не может работать, то заказчик не заметит этого. Обязанности быстро передадут другому специалисту.
Убирает нагрузку с внутренних отделов. Это позволяет бизнесу эффективнее распределить внутренние ресурсы.
Доступ к редким и дорогостоящим специалистам. Нанять в штат, например, архитектора компьютерных сетей нецелесообразно для большинства компаний. Однако, его услуги нужны при модернизации или структурных изменениях в технических системах. Фирмы-аутсорсеры обладают такими специалистами.

При выборе аутсорса и инсорса (внутреннего обслуживания) предпочтение все чаще отдается первому. Единственной проблемой считается возможное возвращение к инсорсу. Но даже для крупных компаний это становится невыгодным. Наличие собственного отдела, не приносящего прибыль, негативно скажется на финансовых отчетностях. Также это дает лишнюю нагрузку в первую очередь на HR-отдел.

Более подробно о том, как перевести компанию на технический аутсорс и сколько это будет стоить можно узнать по телефону 8 (495) 744-65-41.